In Nederland blijft de adoptie van e-facturatie achter, zeker in vergelijking met andere Europese landen, zoals België en Duitsland, waar vanaf 2026 e-factureren via Peppol verplicht wordt. Tijdens een recent interview met Accountancy Vanmorgen heb ik, Erwin Wulterkens, deze zorg gedeeld en besproken hoe Nederland snel stappen moet zetten om deze achterstand in te halen. In dit artikel bespreek ik waarom er nu actie nodig is in Nederland.
Peppol is een internationaal netwerk voor e-facturatie dat in 2008 is opgezet met fondsen van de EU. Het doel van Peppol is om het data- en handelsverkeer tussen organisaties te stroomlijnen. Peppol kan gebruik worden door overheden, bedrijven en andere soorten organisaties. Het netwerk werkt volgens het 4-cornermodel: de verzender (C1) stuurt zijn e-factuur naar zijn serviceprovider (C2), die de data vervolgens naar de serviceprovider van de ontvanger (C3) stuurt, waarna de e-factuur wordt afgeleverd bij de ontvanger (C4).
Peppol biedt een enorme stap vooruit in internationaal eenduidig en efficiënt elektronisch factureren, maar in Nederland is het aandeel e-facturen op het totaal aantal verzonden facturen nog altijd maar een paar procent. En dat terwijl Deloitte in 2014 al constateerde dat het Nederlandse bedrijfsleven een miljard kon besparen door e-factureren.
De voortgang in andere landen toont aan hoe essentieel e-facturatie is voor de toekomst van internationale handel. In Japan en Maleisië is e-factureren via Peppol bijvoorbeeld al de norm. ook in Europa zien we dat landen zoals België en Duitsland vanaf 2026 e-facturatie via Peppol verplicht zullen stellen. Dit laat zien hoe Nederland achterloopt op de rest van de wereld. Maar waarom loopt Nederland achter?
Een van de redenen dat e-facturatie in Nederland niet van de grond komt, is omdat de voordelen ervan nog te weinig bekend zijn. E-factureren zorgt voor snelheid en efficiëntie. In plaats van een apart document op te stellen, wordt er gestructureerde data verzameld die over een beveiligd netwerk naar de ontvanger worden gestuurd. Dit betekent dat je zeker weet dat je altijd de juiste data hebt verstuurd.
Door met data te werken kan verregaande automatisering worden toegepast op de interne processen. Bedrijven kunnen zelfs tot de helft van de capaciteit op de crediteurenadministratie besparen door over te stappen op e-factureren.
Ook de veiligheid van e-factureren is een groot voordeel. Het versturen van facturen als pdf via e-mail wordt steeds minder veilig. E-factureren via Peppol maakt het veel moeilijker voor criminelen om fraude te plegen, omdat de serviceproviders de identiteit van hun klanten verifiëren en verdachte facturen direct worden herkend. Dit voorkomt spookfacturen en minimaliseert het risico op fraude.
Een ander belangrijk voordeel van overstappen op e-facturatie is dat bedrijven meteen zijn voorbereid op de aankomende Europese Vida-regels (VAT in the Digital Age). Vida introduceert nieuwe btw-regels waarmee bedrijven realtime btw-aangifte kunnen doen op basis van hun facturen, zonder dat er handmatige invoer nodig is. Dit helpt bij het voorkomen van fraude en vereenvoudigt internationaal zakendoen. De eis is wel dat bedrijven een e-factuur gaan versturen voor (internationaal) geleverde goederen en diensten. Je moet er dus sowieso klaar voor zijn als je in EU-verband zakendoet.
De afgelopen jaren is de rol van de accountant al steeds meer verschoven van uitvoering naar advies. Op het gebied van factureren geldt hetzelfde: de klant zal simpelweg stellen dat hij e-factureren geregeld wil hebben. Daarmee kom je van de administrerende rol steeds meer terecht in de faciliterende en controlerende rol.
Bij NLeyes ondersteunen we bedrijven die de overstap willen maken naar e-facturatie via Peppol. Ons team van experts staat klaar om u te helpen met de implementatie van e-facturatie en het vereenvoudigen van uw administratieve processen. Of u nu een accountant bent die zijn klanten wil adviseren of een bedrijf dat klaar wil zijn voor de toekomstige Europese regels, wij zorgen ervoor dat uw organisatie soepel overgaat naar deze nieuwe standaard.
Erwin Wulterkens
