Top Bakkers stond voor een uitdaging met betrekking tot hun order- en facturatieproces voor een van hun klanten. Hoewel ze al een EDI-proces hadden opgezet, voldeed dit niet aan de verwachtingen. Bij NLeyes luisteren we aandachtig naar hun behoeften en analyseren we grondig waar en hoe we de inkoop- en verkoopprocessen kunnen vereenvoudigen en optimaliseren. Als resultaat daarvan heeft Top Bakkers ons het vertrouwen gegeven om het ontwerp voor hun nieuwe bestelomgeving te verzorgen.
Top Bakkers is een Nederlands netwerk van ambachtelijke bakkers. Met een landelijk netwerk van zo’n 65 regionale bakkerijen, variërend van ambachtelijke tot grootbakkerijen, voorziet Top Bakkers heel Nederland van vers brood. Het bedrijf heeft als missie om de juiste bakkers te vinden en te selecteren, en regelt vervolgens alle aspecten van het bestel- en leveringsproces, van inkoop tot facturatie. Dit vereist een vlekkeloze afhandeling van complexe inkoop- en verkooptransacties tussen tal van partijen
De wens van Top Bakkers is om een nieuwe bestelomgeving te creëren die zowel voor henzelf als voor hun klanten een verbetering in het bedrijfsproces en de IT-systemen oplevert. Het doel is dat klanten naadloos kunnen aansluiten op het gehele proces van bestellen, leveren en factureren, waarbij de oplossing afgestemd is op hun specifieke werkwijze. Tot op heden heeft Top Bakkers voornamelijk individuele oplossingen per klant bedacht, wat resulteerde in een grotere onderhoudslast en een verhoogd risico op fouten.
'Overal waar data uitgewisseld wordt komt het aan op begrijpen. Het is heel simpel: een klant wil iets bestellen en daar hebben wij een aantal gegevens voor nodig. Dat proces vereenvoudigen door het tot de essentie terug te brengen, om vervolgens te bedenken wat je daarvoor in de basis geregeld moet hebben: dát is de kracht van NLeyes.'
In onze eerste ontmoeting hebben we intensief samengewerkt met Top Bakkers om hun behoeften en visie te begrijpen. Het concept dat we tijdens deze bijeenkomst hebben geschetst, vormt nog steeds de kern van hun nieuwe architectuur. Bovendien beseften we al snel dat het structureren en standaardiseren van de IT-wensen van klanten van essentieel belang is, zonder onnodige complexiteit toe te voegen. Het is van belang dat een oplossing in staat is om honderden andere klanten met vergelijkbare behoeften te bedienen.
Daarnaast heeft Top Bakkers specifiek de wens geuit om de bestelomgeving zowel generiek als flexibel te maken. Hierdoor kan elke volgende klant met vergelijkbare informatiebehoeften naadloos aansluiten op dezelfde methodologie. Dit past binnen hun visie op de nabije toekomst, waarin alle standaarden en invullingen van informatiebehoeften gereed zullen zijn in hun systeem.
In het verleden richtten we, als NLeyes ons hoofdzakelijk op consultancy en hadden we geen eigen technologische oplossingen. We liepen herhaaldelijk tegen beperkte technische oplossingen aan en besloten uiteindelijk om het heft in eigen handen te nemen. Dat is precies wat we hebben gedaan in ons zelfontworpen low-code platform, GEM! Waarin we eenvoudig de bedrijfsprocessen kunnen digitaliseren. Maar hoe dan?
Dat leggen we graag op onze eigen eenvoudige manier uit. Conceptueel gezien kun je dit vergelijken met een enorme doos vol LEGO-blokjes in verschillende kleuren en maten. Die doos vertegenwoordigt ons interne product: alle procesonderdelen. Vervolgens bouw je met verschillende LEGO-blokjes een specifieke vorm, zoals een service (bijvoorbeeld een functie in je bestelomgeving). Die vorm willen we zo vaak mogelijk hergebruiken. Af en toe passen we deze aan met een ander blokje uit dezelfde doos. Zo kunnen we honderden klantbehoeften vervullen, omdat de aanpassing al klaarligt en niet ingewikkeld is. We sluiten dit slechts één keer aan, en vervolgens monitoren wij al die LEGO-blokjes vanaf één locatie. Zo kunnen we direct zien of alles werkt zoals we het technisch hebben bedoeld. En, misschien wel het belangrijkste, we kunnen ook nagaan of het bedrijfsproces soepel verloopt.
Dankzij ons monitoringssysteem kunnen we bijvoorbeeld snel constateren dat er op tijdstip X nog geen bestellingen zijn geplaatst, terwijl dat normaal gesproken wel het geval zou moeten zijn. We onderzoeken waar het misgaat, lossen het op en leren ervan. Dit stelt Top Bakkers in staat om proactief hun automatisering bij te sturen. We begrijpen hoe cruciaal hun primaire proces is en anticiperen daarop.
Door periodieke evaluatiesessies met Top Bakkers zorgen wij als NLeyes voor continue verbetering, waarbij we inspelen op feedback en nieuwe inzichten. Zo kunnen wij garanderen dat het platform steeds beter gaat aansluiten op de wensen en bedrijfsprocessen van Top Bakkers.
Daarnaast blijven wij als technologiepartner nauw betrokken, want de digitale wereld maar ook Top Bakkers als bedrijf is continue in beweging. Door strategische sessies verkennen we samen nieuwe kansen en stemmen het platform af op veranderende behoeftes. Zo zorgen wij ervoor dat onze oplossing blijvende waarde toevoegt, nu en in de toekomst.
'We hebben de mogelijkheid om te profiteren van de expertise en systemen van NLeyes, en te bouwen op waar NLeyes uitblinkt. We hebben niet langer de behoefte om alles zelf te doen. Samen vormen we een krachtige combinatie voor onze klanten. We streven ernaar om flexibel in te spelen op de behoeften van onze klanten en oplossingen te ontwikkelen die aan die klantbehoeften kunnen voldoen. Enerzijds willen we zoveel mogelijk standaardiseren en anderzijds willen we onze flexibiliteit behouden.'
Dankzij een solide basis kan Top Bakkers nu haar klanten proactiever ondersteunen. Bovendien maakt één oplossing het mogelijk om vele andere klanten te helpen, wat aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen oplevert, en onnodig onderhoud minimaliseert. Door voortdurende monitoring kunnen we afwijkingen snel identificeren, oplossen en eruit leren, waardoor Top Bakkers proactief haar automatisering kan verbeteren. NLeyes begrijpt het belang van het primaire proces en anticipeert daarop.
De nauwe samenwerking met NLeyes biedt Top Bakkers rust en comfort. Hierdoor hebben ze het vertrouwen dat NLeyes altijd paraat staat om ondersteuning en service te verlenen. Het uiteindelijke doel is het tot stand brengen van een naadloos proces tussen Top Bakkers en haar klanten. De samenwerking met NLeyes wordt zeer gewaardeerd, mede dankzij de gemeenschappelijke taal en de zorgvuldige onderlinge communicatie. Top Bakkers maakt dan ook graag gebruik van de expertise en systemen van NLeyes om hun klantrelaties te versterken.
De kracht van NLeyes ligt in het vereenvoudigen van zaken die aanvankelijk ingewikkeld lijken. Vervolgens streven we naar de standaardisatie van alle bedrijfsprocessen, zodat we generieke architecturen kunnen bouwen die toch flexibel genoeg zijn om in te spelen op individuele klanteisen. Voor ons is niemand zomaar een klant; we streven ernaar een echte partner te zijn waarop je kunt vertrouwen.
Erwin Wulterkens
